Закрытие бизнеса: что проверить перед ликвидацией организации

Прежде чем определять сроки закрытия компании, выясните, насколько данные бухгалтерской программы соответствуют документам и фактическому положению дел. Отсутствие текущей деятельности не означает, что все операции отражены, отчётность принята, а расчёты завершены.

Проверьте остатки на счетах, задолженность покупателей и поставщиков, займы, подотчётные суммы, имущество и обязательства перед сотрудниками. По существенным суммам должны быть понятны их происхождение и подтверждающие документы.

Если первичные документы потеряны, остатки не подтверждаются или отчётность требует исправления, включите эти работы в план подготовки. Их объём влияет на сроки и расходы при закрытии компании.

Что проверить:

• доступность базы 1С и первичных документов;
• полноту отражения операций;
• состояние отчётности и подтверждения её приёма;
• обоснованность остатков и задолженности;
• необходимость восстановления учёта или исправления ошибок.

Подробнее о восстановлении бухгалтерского учёта →

Составьте перечень обязательств компании: перед бюджетом, сотрудниками, поставщиками, банками, участниками и другими кредиторами. Отдельно проверьте, кто должен самой организации и насколько реально получить эти деньги.

Сопоставьте данные учёта с банковскими выписками, договорами, актами сверки и сведениями налоговой. Расхождения нужно разобрать: платёж мог остаться невыясненным, документы — не попасть в базу, а задолженность — оказаться спорной.

Не ограничивайтесь текущими платежами. Проверьте полученные авансы, обеспечительные платежи, займы, поручительства и обязательства по незавершённым договорам. По каждому определите, какие действия и документы потребуются.

Что проверить:

• расчёты по налогам и страховым взносам;
• долги перед сотрудниками и контрагентами;
• выданные и полученные займы;
• авансы, залоги и обеспечительные платежи;
• дебиторскую задолженность и возможность её взыскания;
• судебные споры и исполнительные производства.

Если есть признаки того, что имущества компании не хватит для расчётов с кредиторами, порядок дальнейших действий необходимо отдельно оценить с юристом до продолжения процедуры.

До начала ликвидации оцените обязательства перед сотрудниками и включите предстоящие выплаты в бюджет закрытия. Согласуйте кадровый график с регистрационными этапами и определите, кто завершит расчёты и отчётность после увольнения ответственных специалистов.

Порядок уведомления, гарантии работникам и состав выплат разобраны в отдельной статье.
Увольнение сотрудников при ликвидации: сроки и выплаты →

Составьте перечень имущества компании: деньги на счетах, товары, материалы, оборудование, транспорт и недвижимость. Сопоставьте фактическое наличие с данными учёта и выясните, есть ли залоги, аресты или другие ограничения.

Отдельно разберите арендованное и лизинговое имущество. Определите, что нужно вернуть, какие платежи остаются и какими документами оформляется завершение отношений.

Просмотрите действующие договоры с покупателями, поставщиками, арендодателями и сервисными организациями. Даже если компания перестала работать, могут продолжать начисляться аренда, абонентская плата и другие расходы.

Что проверить:

• наличие имущества и подтверждающих документов;
• ограничения на его использование и распоряжение;
• условия возврата арендованного и лизингового имущества;
• сроки и порядок прекращения договоров;
• незавершённые поставки, работы и гарантийные обязательства.

Решения о продаже, передаче или списании имущества заранее обсудите с бухгалтером и юристом: необходимо учесть обязательства перед кредиторами, документы и налоговые последствия.

До прекращения работы сотрудников и подрядчиков соберите бухгалтерские, кадровые и корпоративные документы компании. Проверьте, где находятся оригиналы договоров, первичные документы, отчётность и подтверждения её приёма.

Создайте резервную копию базы 1С и выгрузите необходимые документы из систем электронного документооборота. Убедитесь, что файлы открываются и доступны ответственному лицу, а не остаются только на компьютере увольняющегося сотрудника.

Определите, кто будет работать с банком, ЭДО и отчётными сервисами до завершения процедуры. Изменение полномочий, переоформление доступов и прекращение действия электронных подписей включите в график закрытия.

Что проверить:

• наличие оригиналов и электронных документов;
• резервные копии базы 1С и возможность их восстановления;
• выгрузку документов и подтверждений из ЭДО;
• доступы уполномоченных лиц к необходимым сервисам;
• порядок дальнейшего хранения и передачи документов в архив.

Закрытие компании не означает, что её документы можно уничтожить. Состав архива, сроки хранения и порядок передачи необходимо определить заранее.

После проверки учёта, обязательств, имущества и документов объедините задачи в общий план. По каждому этапу определите ответственного, ожидаемый результат, расходы и зависимость от других действий.

В бюджет включите подготовку и исправление учёта, расчёты с сотрудниками и кредиторами, регистрационные расходы и хранение документов. Учтите платежи, которые продолжают начисляться до прекращения договоров: аренду, банковское обслуживание, программные сервисы.

Заранее распределите задачи между руководителем, бухгалтером, кадровым специалистом и юристом. Если привлечённая компания сопровождает регистрационные действия, отдельно уточните, какие бухгалтерские и кадровые работы входят в договор.

Что должно быть в плане:

• перечень нерешённых вопросов и необходимых документов;
• последовательность действий и ответственные;
• предварительные сроки и расходы;
• порядок согласования дополнительных работ;
• контроль завершения расчётов, отчётности и передачи документов.

Подготовительная проверка помогает оценить объём работы и выбрать порядок дальнейших действий. Об организационном и регистрационном сопровождении процедуры читайте на странице «Добровольная ликвидация ООО в Санкт-Петербурге».