Что проверить перед регистрацией ООО

Если ООО создают несколько человек, до регистрации стоит обсудить не только размер долей, но и порядок совместной работы. Кто будет руководителем? Какие решения участники хотят принимать совместно? Как поступать, если мнения расходятся или один из партнёров хочет выйти из бизнеса?

Равные доли могут казаться справедливым решением, но сами по себе не помогают разрешить разногласия. Например, при двух участниках с долями по 50% важно заранее продумать порядок действий на случай, когда договориться не получается.
Зафиксируйте основные договорённости и передайте их специалисту, который готовит документы. Это поможет осознанно выбрать вариант устава и определить, требуется ли дополнительное оформление отношений между участниками.

Что проверить до подачи документов:

• состав участников и распределение долей;
• кандидатуру руководителя и круг его задач;
• порядок принятия ключевых решений;

действия при разногласиях и намерении одного из партнёров прекратить участие в бизнесе.

Название стоит проверить до подготовки документов: нет ли похожих обозначений у компаний вашей сферы, не возникнет ли путаницы у клиентов и партнёров. Если планируете развивать собственный бренд, отдельно проверьте товарные знаки. Регистрация ООО сама по себе не означает получение исключительных прав на выбранный бренд.
Адрес должен соответствовать реальной ситуации и позволять получать корреспонденцию. До подачи документов уточните условия у собственника помещения, возможность использования адреса для регистрации и порядок передачи писем.
Не выбирайте адрес только по минимальной цене. Недоступность компании по указанному адресу и потерянные уведомления могут создать сложности в работе с банком, налоговой и контрагентами.

Что проверить:

• написание полного и сокращённого наименования во всех документах;
• совпадения и сходство с названиями и брендами других компаний;
• точность адреса, включая помещение или офис;
• согласие собственника и документы, подтверждающие возможность использования адреса;
• кто будет получать и передавать корреспонденцию.

Начните с конкретного описания бизнеса: что компания будет производить, продавать или какие услуги оказывать. Учтите основные и сопутствующие направления — например, продажу оборудования вместе с его монтажом и обслуживанием.

На этой основе подбирают основной и дополнительные коды ОКВЭД. Не стоит копировать перечень у другой организации: даже внешне похожие компании могут работать по разным моделям.

Отдельно проверьте требования к выбранной деятельности. Наличие кода ОКВЭД само по себе не заменяет лицензию, обязательное уведомление или другие условия допуска к работе.

Что проверить:

• какие направления планируются сразу после регистрации;
• какой вид деятельности будет основным;
• какие дополнительные коды соответствуют реальным планам;
• нужны ли лицензии, уведомления или иные разрешительные процедуры.

Планы развития можно учитывать заранее, но включать несвязанные с бизнесом коды «на всякий случай» не требуется.

Выбирать систему налогообложения только по размеру ставки недостаточно. Важно оценить, сколько компания будет платить с учётом предполагаемой выручки, расходов, сотрудников и особенностей работы с клиентами.

Подготовьте предварительный расчёт: ожидаемые доходы, закупки, аренда, зарплата, оборудование и другие существенные затраты. Обсудите, кому компания будет продавать товары или услуги и насколько для покупателей важен НДС.

Затем сравните доступные варианты налогообложения и проверьте условия их применения. Сроки подачи необходимых уведомлений нужно включить в план регистрации — не откладывать этот вопрос до первой отчётности.

Что проверить:

• прогноз выручки и состав расходов;
• требования клиентов к документам и НДС;
• ограничения выбранного налогового режима;
• порядок и сроки перехода на него;
• кто будет рассчитывать налоги и контролировать отчётность.

Результатом должен стать расчёт для вашей модели бизнеса, а не выбор режима по совету знакомых или по самой низкой ставке.

Устав определяет правила работы общества: полномочия органов управления, порядок принятия решений и другие вопросы отношений между участниками. Поэтому его стоит выбирать после обсуждения того, как партнёры планируют управлять бизнесом.

При подготовке документов рассматривают два варианта: использование типового устава или разработку собственного. Типовой вариант нужно проверить на соответствие вашим договорённостям. Собственный устав позволяет подробнее проработать необходимые положения, но требует внимательной подготовки.

Если участников несколько, особенно важно заранее обсудить порядок согласования ключевых решений, смены руководителя и изменения состава участников. Эти вопросы не стоит оставлять до первого конфликта.

Что проверить:

• соответствует ли выбранный устав договорённостям участников;
• понятны ли полномочия руководителя;
• как принимаются ключевые решения;
• какие правила действуют при изменении состава участников;
• нужны ли дополнительные документы для оформления договорённостей партнёров.

Не переносите положения из чужого устава автоматически: они могут быть рассчитаны на другую структуру управления и другие отношения между собственниками.

До регистрации определите, кто будет вести учёт, получать первичные документы и контролировать отчётность. Не стоит ждать первой выручки: расходы на запуск, поступления от учредителей и другие операции тоже требуют внимания бухгалтера.

Заранее согласуйте, в какой программе будет вестись учёт, кто получит доступ к базе и как документы будут передаваться ответственному специалисту. Отдельно обсудите оформление руководителя и сотрудников, расчёт выплат и связанных с ними обязательных платежей.

Даже если начало деятельности откладывается, необходимо проверить состав отчётности и обязанности организации на этот период.
Подробнее об отчётности при отсутствии деятельности →

Что проверить:

• кто отвечает за бухгалтерский и кадровый учёт;
• какая программа и какие доступы необходимы;
• как передаются документы и кто следит за их комплектностью;
• кто контролирует налоги, обязательные платежи и сроки отчётности;
• как организована работа при временном отсутствии деятельности.

Порядок работы лучше согласовать заранее — так документы и сведения будут попадать в учёт последовательно, без последующего восстановления.

Перед отправкой регистрационного комплекта сопоставьте сведения во всех документах: наименование компании, адрес, данные участников и руководителя, размеры долей и выбранные виды деятельности.

Убедитесь, что документы отражают согласованные решения участников. Если в процессе подготовки изменились адрес, состав партнёров или кандидатура директора, проверьте весь комплект, а не только отдельный файл.

Заранее уточните способ подачи, порядок подписания документов и действия каждого участника. Определите, кто получит результат регистрации и проверит сведения о компании после внесения записи в ЕГРЮЛ.

Краткий чек-лист перед регистрацией:

• участники согласовали доли и порядок управления;
• название и адрес проверены;
• коды ОКВЭД соответствуют планируемой деятельности;
• система налогообложения выбрана на основании расчёта;
• вариант устава соответствует задачам компании;
• определены ответственные за учёт и отчётность;
• сведения в регистрационных документах согласованы между собой.

Подготовка к регистрации помогает заранее согласовать решения, от которых зависит дальнейшая работа компании. Если нужна помощь с документами и порядком подачи, подробнее об услуге — на странице «Регистрация ООО в Санкт-Петербурге».

Бухгалтерское сопровождение компании →